Plano orçamentário para RH: um guia completo para colocar em ação
O plano orçamentário para RH deve considerar despesas, investimentos e reserva de caixa para possíveis imprevistos.
É preciso planejar desde a rotina operacional do departamento até novos projetos internos da empresa, além dos processos de recrutamento e seleção.
Porém, muitas organizações deixam a área como secundária na distribuição de recursos, comprometendo a gestão de RH e a eficiência dos processos.
Essa situação pode gerar diversos desafios para o negócio, uma vez que as pessoas devem ser colocadas no centro de suas operações.
Neste guia, você aprenderá os principais passos para definir um plano orçamentário de RH na prática. Continue a leitura e saiba como implementar a estratégia!
O que é plano orçamentário?
O plano orçamentário é uma ferramenta de planejamento e controle dos recursos financeiros disponíveis para uma área ou instituição durante um determinado tempo.
Em geral, ele é feito a partir da análise de gastos fixos e variáveis, considerando, principalmente, receita (entradas) e despesas (saídas).
Segundo dados levantados pela revista “Você RH”, 70% das empresas desistem de projetos por falta de orçamento.
Investir em uma gestão orçamentária de RH contribui para o planejamento estratégico corporativo no curto, médio e longo prazo, definindo investimentos e prioridades.
É preciso ter em mente também que o plano orçamentário lida com projeções, diferentemente da contabilidade, que trabalha com números reais.
Então, é necessário ser realista, observar o cenário interno e externo e as previsões para os próximos meses.
Além disso, quando pensamos no RH, é importante considerar as especificidades da área, como as atividades de Departamento Pessoal (DP), R&S e Gente e Gestão.
Quais são os tipos de planejamento orçamentário empresarial?
Existem diferentes tipos de plano orçamentário que podem ser aplicados semestral ou anualmente nas empresas.
Cada um deles atenderá necessidades e contextos específicos e, certamente, um será ideal para o seu negócio.
Estático
O planejamento estático, amplamente adotado por organizações de grande porte e com estratégias bem-definidas, proporciona um controle rigoroso das contas.
Embora isso facilite o controle de gastos em todos os setores da empresa, é recomentado que ele seja revisado periodicamente. Isso porque muita coisa pode mudar em 3 ou 6 meses e aguardar um ajuste anual pode não ser interessante.
Variável
O plano orçamentário variável ou flexível, por sua vez, oferece uma margem maior para mudanças, resguardando um possível aumento nos gastos.
Dessa forma, a corporação consegue acompanhar suas necessidades no dia a dia e realizar as adequações indispensáveis.
Por outro lado, demanda uma observação constante das movimentações, para evitar prejuízos e um direcionamento equivocado do capital.
Um exemplo prático está quando alguma campanha específica requer mais investimento do que o previsto e, nesse modelo, é possível remanejar custos.
Outro está na contratação de mão de obra temporária em períodos sazonais, o que pode ser algo novo para a companhia.
Contínuo
Esse tipo de plano orçamentário é seguido e revisado de maneira constante, atualizando custos sempre que necessário.
O ideal é que os ajustes aconteçam mensalmente, mantendo previsões sempre para um ano adiante, para que o formato seja mais eficiente.
Base zero
O plano empresarial de base zero é aquele em que não são utilizadas referências anteriores para apoiar a sua construção.
Assim, as corporações não correm o risco de se basear em dados que já não condizem com a sua realidade.
Esse modelo demanda mais tempo e energia para ser construído, criando espaço também para que decisões mais inteligentes sejam tomadas. Afinal, com um olhar novo e uma avaliação criteriosa, novas percepções podem surgir.
Matricial
O plano orçamentário matricial ou colaborativo cruza todos os dados financeiros dos departamentos em uma matriz, mapeando demandas para distribuir recursos.
Para que seja realizado da melhor forma, uma pessoa de cada setor é responsabilizada por identificar despesas, investimentos e necessidades.
A partir dessas informações, a área incumbida pela empresa deve analisar os dados obtidos, promovendo realocações importantes de forma saudável.
Para isso, precisa avaliar os gastos de cada departamento, buscando o equilíbrio sem gerar disputas internas.
Ajustado
Esse tipo de planejamento, como o nome sugere, pode ser ajustado periodicamente, conforme as necessidades e o cenário do negócio.
É por isso que exige também que os colaboradores entendam os motivos e impactos de seus gastos.
Embora demande um acompanhamento ao longo do tempo, esse modelo destaca-se por sua flexibilidade.
Essa característica torna-se crucial em cenários nos quais os custos, em um determinado período, superaram as projeções, demandando ajustes para o restante do ano.
Qual a importância de estruturar o orçamento de RH com antecedência?
O setor de Recursos Humanos é um dos pilares de uma empresa. Afinal, é ele quem cuida da atração e seleção de talentos e dá apoio a algumas tarefas burocráticas atreladas ao DP.
Por esse motivo, ter um orçamento empresarial de RH que favoreça a sua atuação estratégica é também investir nos resultados e nas pessoas da instituição.
Seja para custos operacionais, novas tecnologias, cursos ou ações de endomarketing, um bom planejamento financeiro é fator decisivo.
Dessa forma, ao estruturar um plano orçamentário coerente e que dê espaço para a inovação, serão percebidos benefícios como:
- melhor gestão de recursos;
- mais transparência na comunicação e na tomada de decisões;
- mais investimento em ações de Gente e Gestão;
- promoção mais frequente de iniciativas de treinamento e desenvolvimento;
- melhora nos processos seletivos e na experiência dos profissionais na empresa.
O que observar no plano orçamentário para RH?
Ao desenvolver um plano orçamentário com foco em RH, é essencial observar diversos fatores, como investimentos essenciais para aprimorar a atuação do setor. Veja só!
- Realização de processos seletivos e custos de contratação.
- Retorno esperado de novos funcionários efetivados.
- Custos com desligamentos e reposição de colaboradores.
- Gastos com salários e benefícios.
- Despesas com realização de eventos.
- Despesas flexíveis, como horas extras, férias e afastamentos.
- Atribuições jurídicas do setor.
- Investimento em tecnologia no RH para otimizar tarefas e potencializar resultados.
- Reserva de caixa para lidar com imprevistos.
Como fazer um plano orçamentário de RH? Confira 7 passos!
1. Analise os objetivos de negócio
O primeiro passo para um orçamento estratégico é estudar a empresa a fundo, compreender o segmento de atuação, número de funcionários, cálculos anteriores e recursos disponíveis.
Depois, entenda os elementos que estruturam o planejamento: orçamento mensal e anual, e fluxo de caixa.
2. Liste custos e defina necessidades e expectativas
Faça uma lista com os custos e despesas da organização, entendendo suas necessidades e o que é prioridade para definir objetivos e expectativas.
Com esses pontos bem-alinhados, faça a estratégia orçamentária de RH considerando as particularidades da área.
Lembre-se de avaliar o momento em que a companhia e o setor se encontram, onde eles querem chegar e o que é preciso para atingir essas metas.
3. Estabeleça o modelo de planejamento ideal
Você se lembra dos tipos de plano orçamentário listados acima? Agora, é o momento de escolher o que mais se adequa ao seu negócio.
O plano deve atender a todos os departamentos, portanto, esteja atento a isso ao tomar decisões.
4. Estude o cenário de mercado
Compreender o mercado de trabalho e a economia da região é essencial para desenhar um bom plano.
Afinal, aspectos como aumento de custos, redução de demanda, crescimento do turnover e transformações culturais impactam diretamente nas despesas de uma corporação.
5. Invista em ferramentas de gestão
Essa ferramenta pode ser uma grande aliada na gestão de pessoas e processos, bem como no controle de orçamento, abrangendo saídas e entradas.
Além disso, investir em soluções eficientes traz mais confiabilidade aos dados apresentados e otimiza a rotina dos profissionais envolvidos na tarefa.
6. Conte com o apoio de uma consultoria de RH
Realizar um bom plano orçamentário pode ser um desafio. Como vimos, muitos fatores devem ser considerados e ter uma visão estratégica é a chave para o sucesso.
Por isso, contar com o apoio de uma consultoria de RH pode ser uma ótima escolha para garantir mais agilidade e assertividade no seu planejamento.
Quando pensamos no setor de Recursos Humanos, essa parceria estará ainda mais qualificada para contribuir com sua expertise.
7. Acompanhe o que foi planejado e o que foi realizado
Por fim, acompanhe de perto a relação entre o que foi proposto e o que foi realizado, considerando os custos previstos e as despesas reais. Para isso, o ROI pode ser fundamental!
O Retorno Sobre Investimento, afinal, acelera as etapas de execução de um plano orçamentário, fornecendo informações cruciais sobre os recursos utilizados e sua distribuição na empresa.
Como otimizar os custos no RH?
Que o planejamento orçamentário de RH pode ser um excelente caminho para utilizar recursos da melhor forma possível você já sabe.
Mas já parou para pensar em como otimizar os gastos no setor de RH? A solução é mais simples do que parece!
Investir em tecnologia é uma estratégia eficiente para reduzir os custos nessa área. Afinal, apostar em novidades digitais acelera as tarefas dos colaboradores e potencializa as entregas do time.
Isso, por sua vez, resulta na síntese dos processos corporativos, reduzindo seus custos operacionais.
Além disso, é preciso adotar um olhar abrangente sobre os negócios para entender quais despesas atuais são de fato necessárias.
Faça uma análise em conjunto com sua equipe, reavaliando quais gastos podem ser dispensáveis no contexto atual da empresa.
Ao implementar essas medidas, o planejamento financeiro torna-se mais efetivo, aproximando sua empresa da garantia dos recursos necessários para colocar todos os projetos em ação!
Agora que você já entende a importância do plano orçamentário e como colocá-lo em prática, disponibilizamos um template de objetivos e metas para RH para te ajudar a implementá-lo na sua empresa. Aproveite!
