Como fazer a Gestão de Documentos do RH e DP?
Investir em uma gestão de documentos eficiente é a chave para o bom funcionamento de uma empresa, principalmente nos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Afinal, essas áreas são responsáveis por criar, manusear e arquivar um grande volume de arquivos.
Contratos, pedidos de férias, folhas de pagamento, licenças, controle de pontos e guias de recolhimento do FGTS, por exemplo, são papéis que fazem parte da rotina dos setores. Com isso, um bom gerenciamento de dados é fundamental para tornar o RH e o DP mais estratégicos, bem como para garantir mais segurança, precisão e agilidade nos processos.
Quer saber mais? Continue a leitura deste artigo! Aqui, você vai conferir o que é gestão de documentos, qual a sua importância para RH e DP e como implementá-la na sua empresa.
O que é Gestão de Documentos?
A gestão de documentos é uma atividade que tem como objetivo otimizar o uso de arquivos de uma organização, tornando a busca pelos dados mais acessível, ágil e segura. Em termos práticos, é uma série de processos que garante a produção, organização, armazenamento e uso inteligente dos registros da empresa.
Essa gestão pode ser realizada de duas maneiras, considerando a natureza dos documentos e a realidade de cada negócio. Por exemplo, quando o volume de arquivos é alto, optar pela automatização pode ser a melhor escolha. Por outro lado, se a corporação tem um número baixo de dados disponíveis, fazer a gestão manual pode ser mais simples.
Qual a importância da Gestão de Documentos para o RH e DP?
Os setores de RH e Departamento Pessoal lidam diariamente com boa parte dos papéis de uma organização, como contratos, licenças e folhas de pagamentos. Por essa razão, a gestão de documentos se tornou uma tarefa crucial para as áreas, especialmente pelo volume de dados e documentos.
Afinal, essa prática é responsável por todas as etapas de um arquivo dentro da corporação, isto é, desde a sua criação até o arquivamento ou exclusão. Assim, quando o gerenciamento é bem feito, tanto o Recursos Humanos quanto o DP conseguem exercer suas tarefas com mais eficiência.
Vale ressaltar que a gestão documental também agiliza a tomada de decisões e reforça o papel estratégico dos setores. Da mesma forma, pode ser uma grande aliada na segurança das informações. Além de garantir a privacidade dos dados, ela permite que o RH e o DP atuem em conformidade com as leis, o que protege a instituição de eventuais ações trabalhistas.
Do contrário, a falta de organização e padrão no arquivamento pode acarretar em vários contratempos para a área de Gente e Gestão e, consequentemente, para a companhia. Entre eles, a perda de informações importantes, os erros e danos operacionais, os atrasos nos processos e a violação do sigilo empresarial, por exemplo.
Quais os principais benefícios da Gestão de Documentos?
Como vimos, gerenciar documentos é uma prática benéfica para as áreas de RH e DP. Dentre as principais vantagens, estão:
- maior agilidade na gestão de RH e nos processos;
- simplificação do fluxo de trabalho;
- redução de custos e riscos operacionais;
- otimização de tempo e das atividades;
- maior controle dos documentos;
- garantia de segurança e confidencialidade das informações;
- maior produtividade e organização.
Como fazer uma boa Gestão de Documentos? Confira 5 dicas!
Agora que você já sabe o que é gestão de documentos e a sua importância para os setores de RH e DP, chegou o momento de entender como colocá-la em prática na sua organização.
Mas lembre-se: o formato da gestão está ligado ao tipo da empresa, aos recursos disponíveis e a quantidade de arquivos produzidos. Confira, a seguir, as principais dicas para uma implantação segura e eficaz!
1. Crie políticas claras de uso
Estabelecer regras claras para o manuseio e o uso dos dados é uma prática indispensável para uma boa gestão de documentos.
Assim, o setor de RH consegue definir quais arquivos têm acesso livre e quais são restritos a determinadas pessoas, bem como a melhor maneira para solicitação. Isso garante o acesso autorizado às informações mais importantes.
2. Considere a vida útil dos arquivos
Nem todos os papéis produzidos e recebidos por uma empresa precisam ser guardados para sempre. Desse modo, descartar os arquivos, considerando o seu prazo de validade, pode ser uma ótima escolha para liberar espaço e reduzir a quantidade de dados desnecessários.
3. Padronize os documentos
Antes de armazenar os documentos, é importante organizá-los de acordo com a área de interesse ou prioridade do setor, por exemplo. A partir dessa padronização, é possível colocar nomenclatura, data de descarte e classificação das informações, o que facilita e agiliza a consulta.
Aqui, o Departamento Pessoal também consegue separar os arquivos em espaços físicos e digitais, considerando os recursos da companhia.
4. Use a tecnologia a seu favor
Outra dica que te ajuda a implementar uma boa gestão de documentos, é usar os recursos tecnológicos ao seu favor. Por meio deles, a organização pode manter um sistema integrado com todos os papéis digitalizados, separando-os por categorias e/ou outros filtros.
Além disso, as plataformas de gestão de documentos ajudam no controle e no gerenciamento dos arquivos, bem como garantem a segurança dos elementos.
5. Respeite a LGPD
A confiabilidade dos arquivos precisa ser considerada em todas as fases da gestão de documentos. Logo, estar em dia com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP) é essencial para o RH e o DP.
Afinal, a lei define como os dados pessoais (RG, conta bancária e telefone, por exemplo) devem ser tratados e usados. Isso evita vazamento de informações e problemas judiciais.
Como a tecnologia pode ajudar na Gestão de Documentos?
O uso da tecnologia no RH e no Departamento Pessoal favorece a atuação dessas áreas e a automatização de processos. Assim, quando aplicada na gestão de documentos, os recursos tecnológicos tornam a atividade mais ágil, segura e estratégica, facilitando a busca e o acesso aos arquivos.
Além disso, a tecnologia colabora com a uniformização dos processos, com os backups e checagens automáticos de dados e com os relatórios inteligentes. E, ainda, permite a assinatura eletrônica e o armazenamento na nuvem. Tudo isso em um espaço mais amplo, protegido, organizado e de ingresso remoto.
Também existem diversas ferramentas eficientes no mercado, como computação em nuvem, microfilmagem, gestão eletrônica de documentos (GED) e sistemas de gestão empresarial (ERP).
Para escolher a melhor opção para o seu negócio, considere a quantidade de documentos produzidos, o segmento da empresa e os prováveis riscos envolvendo os dados.
Chegamos ao final deste texto! Agora que você já sabe tudo o que é preciso sobre a gestão de documentos, que tal entender um pouco mais sobre a automação de processos? Para isso, basta acessar o nosso artigo sobre o assunto!
