Gestão de pessoas e processos: como delegar tarefas da equipe com efetividade?
Delegar tarefas é uma importante prática na gestão de pessoas, tanto para os líderes quanto para os liderados em geral. Ao fazer isso, o gestor, diretor ou gerente pode manter o foco nas atividades mais estratégicas, enquanto demonstra que confia em seus liderados para assumir outras demandas.
Para realizar essa prática de modo eficiente, é preciso ter atenção em alguns pontos, como determinar com clareza o responsável e também definir metas e prazos. Caso contrário, nenhum objetivo será efetivamente alcançado.
Pensando nisso, produzimos este artigo para você! Continue a leitura para conferir algumas dicas simples de como delegar tarefas de forma prática e eficaz. Confira!
1. Analise o perfil dos colaboradores e da equipe
O primeiro passo para delegar tarefas com efetividade é definir quem será responsável por cumpri-las e atingir os objetivos desejados. Contudo, isso não é tão fácil quanto parece. Uma escolha inadequada pode interferir de modo negativo nos resultados.
É importante fazer uma rápida análise da tarefa, identificando os conhecimentos, as habilidades e as atitudes que seu novo responsável deverá ter. Imagine selecionar alguém extremamente inovador para fazer uma tarefa burocrática ou o contrário, por exemplo. Não faz sentido, certo?
Em seguida, analise os próprios funcionários que estão dispostos a assumir a tarefa. Para tanto, é importante conhecer a equipe de trabalho e os pontos fortes e fracos de cada integrante.
Nesse momento, é fundamental usar uma ferramenta que facilite o monitoramento do perfil comportamental. Dessa maneira, é possível identificar profissionais que apresentem um perfil compatível com a tarefa e que podem entregar grandes resultados.
2. Invista em uma comunicação aberta e objetiva
Comunicar o profissional sobre a nova tarefa delegada é uma missão à parte. Isso porque muitas vezes há resistência, o que precisa ser contornado pelo gestor. É importante optar por uma comunicação clara e efetiva, e não apenas “jogar” o que precisa ser feito.
Ao delegar uma tarefa, explique porque aquele profissional foi selecionado e sobre como suas competências combinam com o que é demandado pela tarefa. Se for um profissional com perfil analítico, por exemplo, elogie-o afirmando que ele é bom com detalhes e que precisa de alguém assim.
Também será necessário descrever com clareza a nova tarefa, informando o que precisa ser feito e como precisa ser feito. Esse alinhamento é essencial para que a atividade seja executada com qualidade, de acordo com o que é esperado pela empresa.
Tenha em mente que a falta de uma comunicação eficaz pode interferir de diversas formas, como falta de alinhamento, ocorrência de acidentes e conflitos interpessoais. Por isso, priorize sempre um diálogo franco e claro com os profissionais.
3. Estabeleça prazos e objetivos para o time
Muitos gestores deixam a desejar nesse ponto, pois não se preocupam em estabelecer objetivos e prazos para que a tarefa seja realizada. Isso pode resultar em um menor senso de urgência e engajamento do colaborador.
Dessa maneira, uma tarefa que poderia ser realizada em apenas uma semana pode demorar duas ou até meses para ser cumprida. Isso impacta de forma negativa no setor e, consequentemente, na empresa de um modo geral.
Um bom objetivo deve seguir o padrão SMART e conter cinco competências principais, de acordo com a complexidade de cada tarefa. Em geral, esse objetivo deverá ser:
- específico (specific);
- mensurável (measurable);
- atingível (attainable);
- relevante (realistic);
- temporal (time-bound).
Imagine, por exemplo, que a tarefa é entrar em contato com uma lista de clientes da empresa que demandam por informações específicas. Nesse cenário, é essencial estabelecer uma data para que todos os contatos sejam feitos e quais resultados devem ser atingidos (como a satisfação dos clientes finais).
4. Acompanhe e dê suporte à tarefa executada
O fato de delegar tarefas não significa que o gestor não é responsável pelos resultados finais. Aliás, é importante destacar que o gestor é responsável por todos os resultados dos seus liderados, sejam eles positivos, sejam eles negativos. Por esse motivo, é importante estar sempre presente.
Ao delegar uma atividade é preciso mostrar que está disposto a tirar eventuais dúvidas e, quando possível, contribuir para que tudo seja feito dentro do prazo preestabelecido. Dessa forma, será possível identificar uma maior motivação do profissional em realizar a tarefa.
A verdade é que muitos chefes simplesmente despejam seu trabalho sobre seus subordinados, abandonando-os em seguida.
Isso não é delegar. Inclusive, é um fator que pode culminar na sobrecarga dos profissionais, na desmotivação e na piora do clima organizacional. Nessa etapa, o gestor deve fazer de tudo para remover obstáculos, contribuindo para que seu liderado tenha um melhor desempenho.
5. Mensure os resultados alcançados
Durante e após cada tarefa delegada, é importante mensurar os resultados alcançados e gerar um feedback de melhoria para o profissional. Essa mensuração pode ser feita com a ajuda de métricas, metas e indicadores-chave de desempenho.
Imagine, por exemplo, a mesma tarefa de ligar para o cliente para esclarecer dúvidas específicas. É possível mensurar a quantidade de clientes que foram atendidos, o tempo gasto em cada atendimento e, ainda, o nível de satisfação e lealdade do cliente após o atendimento. Assim, será possível entender se a tarefa foi bem executada ou se deixou a desejar.
6. Reconheça e recompense pelos resultados apresentados
É importante reconhecer os profissionais pelo bom resultado que eles apresentam. Afinal, isso contribui para a satisfação, para as motivações e engajamento no trabalho. Ainda é possível optar por recompensar, mostrando, de forma prática, que valoriza o empenho e o comprometimento do profissional.
No entanto, se a tarefa não foi executada como deveria, é o momento de gerar feedbacks construtivos, mostrando os impactos para a empresa e o que precisa ser desenvolvido de forma clara. Também é possível optar por treinamentos ou, ainda, pelo remanejamento do profissional para outra área.
Ao delegar tarefas, o colaborador tem a chance de crescer e mostrar que pode atuar de forma criativa. O líder, por sua vez, pode abrir mão de tarefas operacionais e focar no que realmente importa: conduzir o seu time à ação.
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