Método GTD: o que é e como usar no seu RH?
Quando você se distrai na realização de uma tarefa, o que você faz para retornar com o foco de antes? Existem estratégias, como o método GTD, criadas com o objetivo de aumentar a atenção, proporcionando melhores resultados profissionais.
Mas o que é essa metodologia e como o setor de Recursos Humanos pode usá-la para ajudar os times a se tornarem mais produtivos? Nós vamos te explicar tudo isso neste artigo.
Então, para saber como aumentar a produtividade da sua equipe, é só acompanhar o conteúdo com a gente. Vamos lá?
O que é o método GTD?
O método GTD foi desenvolvido pelo consultor estadunidense David Allen e é a abreviação de “Getting Things Done” — traduzido em seu livro como “A arte de fazer acontecer”.
Em poucas palavras, GTD é uma metodologia de gerenciamento de tempo focada em aumentar produtividade e melhorar a qualidade de vida, ao mesmo tempo.
O criador do método argumenta que nossa mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações. Sendo assim, seu objetivo é ajudar inúmeras pessoas e empresas por meio da organização de tarefas.
Quais são os 5 passos do GTD?
O GTD nos apresenta 5 diferentes passos de execução, mas todos em busca do mesmo propósito: trabalhar com mais foco e produtividade e com menos estresse. São eles:
- coleta de informações;
- análise de dados;
- organização;
- revisão;
- hora da prática.
Como implementar o GTD?
Agora que sabemos do que se trata o método, vamos explicar o passo a passo para a sua implementação. Confira!
1. Coleta de Informações
O primeiro passo é a coleta de informações, que tem como objetivo tirar as ideias da cabeça e passar para algum local — seja papel, planilha ou bloco de notas. Por esse motivo, ela é conhecida como “caixa de entrada”.
Essa é a etapa mais livre e lúdica do processo, pois ela não exige tanta rigidez ou julgamentos. Afinal, é o momento de registrar tudo que precisa ser feito ou planejado no longo prazo. Assim, o profissional pode se tranquilizar de que teve suas ideias externalizadas.
Aqui, é possível utilizar ferramentas de organização e gestão de tarefas como Trello, Asana ou, até mesmo, o próprio aplicativo de bloco de notas disponível nos smartphones.
2. Análise de dados
Nessa etapa, é hora de processar as informações registradas e analisar o que fazer com cada uma delas.
É possível seguir com a tarefa, descartar, alterar ou adiar para oportunidades futuras. Tudo vai depender dos objetivos da corporação ou do profissional, caso o GTD seja direcionado para demandas individuais.
Com atividades escolhidas, é possível tomar dois rumos. Se ela pode ser feita em poucos minutos, Allen defende que não há porque esperar para realizá-la.
Para tarefas mais demoradas, no entanto, existem três possibilidades:
- delegar para uma outra pessoa;
- escolher um dia e horário para a sua realização;
- se for muito grande, torná-la um projeto.
3. Organização
Esse é o momento de colocar cada coisa em seu lugar. Por isso, separe suas tarefas por categorias. Uma dica: fica mais fácil dividir suas demandas por ‘trabalho’, ‘pessoal’ e ‘viagem’, por exemplo.
Assim, é possível trabalhar com o que for relacionado a cada categoria específica mais facilmente.
4. Revisão
É muito importante acompanhar o andamento das demandas periodicamente. Dessa forma, você pode reavaliar as importâncias, urgências, acrescentar novos itens ou retirar, se necessário.
Uma dica interessante é tornar a revisão uma tarefa entre as demais. Assim, você não corre o risco de deixar de fazer essa análise geral do que tem sido realizado ao longo do tempo.
5. Hora da prática
Para finalizar, mãos à obra! Parece óbvio, mas muitas pessoas ficam presas na parte da organização e se esquecem da execução, de fato.
O método GTD pode trazer inúmeros benefícios, mas é preciso atentar para uma aplicação que seja eficaz. De nada adianta pular alguns passos, fazer de forma superficial ou se esquecer da prática.
Nesse contexto, a gestão de pessoas mostra a sua importância no processo. Veja a seguir!
Como o RH pode contribuir nesse processo?
O RH tem papel fundamental no processo de gestão de produtividade e bem-estar dos colaboradores de uma empresa. Por esse motivo, o setor também pode auxiliar na implantação de estratégias como o método GTD.
Caso uma empresa opte por utilizar essa metodologia, a equipe de Gente e Gestão pode contribuir em todas as etapas. Desde a estruturação inicial, passando pela comunicação para os demais membros até o acompanhamento de cada processo, eles vão atuar como orientadores da atividade.
Além disso, o RH pode ficar encarregado de analisar os dados após a aplicação da estratégia. Por participarem ativamente desde o início, essas pessoas podem defender ou não a continuidade do método. Isto é, ninguém melhor que esse time para observar o que funcionou ou deixou a desejar, certo?
Quais são os benefícios do método GTD?
Uma boa organização de tarefas traz uma série de vantagens para os profissionais e para as empresas. Afinal, produtividade e bem-estar estão intimamente ligados.
Uma coisa nos leva a outra: quando fazemos um gerenciamento saudável de nossas atribuições e metas, reduzimos o estresse e o sentimento de ansiedade. Isso acontece porque tornamos as tarefas mais palpáveis.
A tranquilidade trazida pela organização nos gera bem-estar, por consequência. Afinal, passamos a lidar com as responsabilidades de forma mais leve em todas as áreas da vida.
Assim como ser produtivo e organizado nos torna mais satisfeitos e felizes, o caminho inverso também acontece. Pesquisas indicam que quando estamos bem com nós mesmos, a tendência é que sejamos mais produtivos no trabalho.
Para entender ainda melhor como o bem-estar e a produtividade estão ligados, acesse nosso e-book completo sobre o assunto. E se gostou do conteúdo de hoje, compartilhe com alguém que possa se interessar. Até a próxima!
